Miten kommunikoida tehokkaasti sähköpostiviesteissä työpaikoilla

Miten kommunikoida tehokkaasti sähköpostiviesteissä työpaikoilla
Olet tutustumassa Intiaan, joka on kansainvälinen Media-franchising. Sähköposti on yleisimmin käytetty työkalu yritysviestinnässä työpaikalla. Luemme ja kirjoitamme keskimäärin vähintään 50-60 sähköpostia päivässä. Huonosti kirjoitetut, epäselvät, harhaanjohtavat tai tehottomat sähköpostit eivät aiheuta vain aikaa ja tuottavuutta, vaan voivat myös vahingoittaa maineita jättämällä lukijalle huonoa vaikutelmaa.

Olet tutustumassa Intiaan, joka on kansainvälinen Media-franchising.

Sähköposti on yleisimmin käytetty työkalu yritysviestinnässä työpaikalla. Luemme ja kirjoitamme keskimäärin vähintään 50-60 sähköpostia päivässä. Huonosti kirjoitetut, epäselvät, harhaanjohtavat tai tehottomat sähköpostit eivät aiheuta vain aikaa ja tuottavuutta, vaan voivat myös vahingoittaa maineita jättämällä lukijalle huonoa vaikutelmaa.

Tästä syystä on ehdottoman välttämätöntä käyttää parhaalla mahdollisella tavalla sähköposteja kommunikoida tehokkaasti työpaikalla.

Relevanssi

Sähköposti viestintävälineenä voi olla tehokas vain silloin, kun se on tarkoituksenmukaista.

Relevanssi

Sähköposti voi olla kätevä, mutta ei välttämättä tarkoita sitä, että se on paras tapa kommunikoida kaikissa tilanteissa työpaikalla. Ennen kuin aloitat kirjoittamisen, kysy itseltäsi, onko se todella välttämätöntä ja sinun tarvitsee lähettää sähköpostia. puhelinpuhelu tai kasvotusten keskustelu eivät riitä.

Aihejono Lisää aina sähköpostiviestien aihepiiri. Sähköpostit ilman aihealuetta jätetään huomiotta roskapostiksi, useammin kuin ei. Aiheen, kuten nimestäkin ilmenee, on oltava tarkka sähköpostisi sisällölle. Käsittele sähköpostiviestin riviä sanomalehden otsikossa - käytä sitä napauttamassa lukijan huomion yhteenvetona sähköpostiviestin pääajatuksesta suppeassa lauseessa.

Esimerkki:

& ldquo; Kuukausittainen suunnitteluraportti - tammikuu 2015 & rdquo; eikä epäselvä & ldquo; Raportti & rdquo;

Sisältö

On aina hyvä ajatella, mitä haluat kirjoittaa, ennen kuin teet sen. Se auttaa selkeyttämään viestisi. Järjestä ajatuksiasi loogisessa järjestyksessä ennen kuin kirjoitat ne alas. Älä lähetä sopimattomia viestejä.

Säilytä viestejäsi selkeinä ja lyhyesti. Lauseiden tulee olla lyhyitä ja tarkkoja. Pitkä ja huonosti jäsennellyt lauseet hämmentävät lukijaa. Sähköpostisi pituus on tärkeä myös määritettäessä, kuinka tehokas viestisi tulee olemaan. Tutkimukset ovat osoittaneet, että ihmisillä ei ole aikaa tai taipumusta käydä läpi pitkiä, ikäviä sähköposteja. Se on ihanteellinen, jotta sähköpostit ovat mahdollisimman lyhyitä ilman tarpeettomia tietoja.

Vältä virheellistä viestintää pitämällä sisältöä selkeänä, organisoituna ja asiayhteydessä. Aloita sähköpostiasi muodollisella tervehdyksellä, kirjoita kirjoitusasi ja anna konteksti miksi kirjoitat.

Sulje sähköpostiviesti ilmoittamalla tuloksesi, jonka olet odottanut viestistäsi, ja kirjaudu sisään kohteliaalla tervehdyksellä ja nimesi mukaan.

Ääni Lähettämät sähköpostit heijastavat ammattitaitoasi. Työpaikan sähköpostiviesteillä on oltava muodollinen merkki heille. Sähköpostiviestien väärinkäsitys on aina suurempi, koska sanojasi ei liity eleitä, kehonkieltä ja ilmeitä, ja lukija voi helposti vääristellä sanojasi. Ole kohtelias, valitse sanasi viisaasti, käytä asianmukaisia ​​välimerkkejä ja vältä kaikkien sanojesi hyödyntämistä.

Esimerkiksi

on enemmän mahdollisuuksia vastaanottaa raportti "ldquo; lähetä minulle raportti & rdquo; yli & ldquo; lähetä minulle raportti! & rdquo; tai & ldquo; lähetä minulle raportti & rdquo ;. Tyylikäs viesti aina herättää suotuisamman vastauksen kovalla sanamuodolla. Huutomerkkejä ei pidetä muodollisina ja niitä on vältettävä virallisissa sähköpostiviesteissä.

Kieli

Sähköposti voi olla tehokas vain, jos kieli on kieliopillisesti virheellinen ja kirjoitettu oikein.

Kieli